Good Lifestyle

Ketika datang ke email, Anda mungkin berpikir Anda tahu semua yang ada untuk tahu. Setelah semua, sebagian besar dari kita mengirim dan menerima rata-rata 121 emailper hari, Menurut perusahaan riset pasar teknologiGrup Radicati. Tapi meskipun Anda mungkin menghabiskan sepotong signifikan setiap hari bekerja keras di kotak masuk, Anda masih bisa mungkin belajar satu atau dua hal. Sebenarnya, ada satu ton aturan etiket email yang teratur menghindari Anda dan banyak orang lain di daftar kontak Anda. Ingin memastikan Anda sedang elektronik sopan? Berikut adalah 17 aturan emas dari email Anda mungkin tidak tahu, tapi perlu tahu.

Tidak ada yang menghargai menerima respon ke minggu email setelah mereka dikirim. Bahkan, sebuah survei 2018 yang dilakukan oleh perusahaan konsultanToister Kinerja Solusi mengungkapkan bahwa 41 persen dari orang yang diharapkan respon email dari rekan kerja mereka di bawah satu jam. (Mulai menyusun catatan permintaan maaf kepada departemen akuntansi Anda sekarang!)

Tentu saja, beberapa tanggapan email meminta Anda untuk mengunyah atas pikiran Anda, dan menyusun sebuah pesan diukur. Dalam kasus tersebut, solusinya mudah: Balas dalam beberapa menit untuk membiarkan pengirim tahu Anda menerima pesan mereka, tetapi membutuhkan sedikit lebih banyak waktu untuk hal-hal semacam keluar. Dengan begitu, mereka tahu Anda telah mengambil email mereka menjadi pertimbangan dan tidak hanya mengabaikan mereka.

Ada perbedaan penting antara "Balas" dan "Reply All" pilihan. Namun, banyak pengguna email sayangnya tidak menyadari bahwa. Dalam kasus Anda salah satu dari mereka sedang, tahu bahwa ketika Anda memilih yang terakhir, setiap penerima yang salinannya dikirim kepada pesan asli menerima respon-dan Anda, lebih sering daripada tidak, Anda tidak perlu inbox banjir setiap orang.

pesan massal yang tidak perlu ini momok seperti itu, ada istilah sehari-hari untuk menggambarkan mereka: "Balas Allpocalypse." Jadi, waktu berikutnya Anda menanggapi email massal, mempertimbangkan siapa yang benar-benar perlu membaca tanggapan Anda: seluruh perusahaan atau hanya pengirim asli?

Ketika Anda CC seseorang pada email-yang berarti Anda sedang "karbon menyalin" mereka-biasanya menunjukkan bahwa Anda ingin menjaga mereka dilingkarkan pada percakapan, tetapi belum tentu mencari respon dari mereka. Dan, seperti pelatihan profesionalDannielle Walzmemperingatkan, menyalahgunakan pilihan CC dapat menyebabkan masalah komunikasi.

"Dengan CC-ing rekan Anda ke banyak email, mereka mungkin mulai berhenti melihat email Anda sebagai penting dan dapat menempatkan mereka secara langsung ke dalam 'folder referensi' atau 'dibaca nanti folder,'" tulisnya dalam sebuahLinkedIn Pos. "Hal ini dapat menyebabkan informasi penting yang tidak terjawab di masa depan."

Jadi, jika Anda mengharapkan respon dari seseorang, masukkan alamat email mereka di bidang "Untuk", dan menggunakan "CC" fungsi hemat.

Bidang BCC bahkan lebih rumit, terus-menerus menghindari bahkan sebagian besar pengguna email berpengalaman. Tapi mari kita memecahnya: BCC singkatan dari "copy blind carbon," sehingga, sementara itu mirip dengan CC-ing, BCC-ing tidak menampilkan email orang itu kepada penerima lain, berarti tidak ada orang lain di rantai akan melihat bahwa Anda termasuk mereka.

Jadi kapan baiknya menggunakan BCC?Hillel Fuld dariInc. Majalah bilang itu hanya untuk email massal atau ketika seseorang memperkenalkan Anda melalui email ke orang lain.

"Dalam setiap kasus lain, ketika Anda email seseorang dan BCC orang lain, Anda tidak jujur ​​seperti itu atau tidak," catatan Fuld. "Anda mengirimkan email kepada Orang X dan tanpa mereka sadari, membiarkan Orang Y menguping percakapan Anda. Orang X tidak tahu bahwa ada orang lain yang membaca email ini, ketika pada kenyataannya, Anda diam-diam dikirim kepada orang lain juga."

Sangat mudah untuk membuang tanda seru di email Anda di sini dan di sana, tapi cobalah untuk tidak membuatkebiasaan itu. Sementara mereka secara historis digunakan untuk menunjukkan kegembiraan, dalam sebuah email, tanda seru dapat dengan mudah keliru untuk kepalsuan atau agresivitas pasif.

"Penggunaan tanda seru yang tidak perlu di [an] email dapat dengan mudah menghancurkan mendasari berarti teks Anda,"Anna Verasai menjelaskan tentangHR Digest. "Gunakan hanya ketika Anda perlu menekankan sesuatu yang penting. Pikirkan tentang bagaimana pembaca Anda mungkin menafsirkan pesan ketika mereka membacanya."

Semua orang mencintai seoranglelucon yang bagus setiap sekarang dan kemudian, tetapi karena nada dapat disalahartikan jika tidak sesuai dalam-orang, yang terbaik untuk meninggalkan lelucon dari email Anda. "Cadangan humor untuk panggilan telepon atau secara pribadi," profesor menulis bisnis,David Silverman, Menulis dalamulasan Bisnis Harvard. "Dengan begitu, ketika ada keheningan tertegun di ujung telepon atau di sisi jauh dari meja konferensi, aku bisa mengatakan," Kurasa kau mungkin tidak menyadari betapa lucunya aku menganggap diriku, dan, mengingat itu, aku percaya aku akan berhenti sekarang. '"

Tetapi serius: studi pivotal 2005 yang diterbitkan dalamJurnal Kepribadian dan Psikologi Sosial Mengungkapkan bahwa, sementara pengirim meramalkan bahwa penerima mereka dapat secara akurat menguraikan nada mereka 80 persen dari waktu, penerima sebenarnya hanya dapat secara akurat membaca nada 56 persen dari waktu.

Dengan munculnya pesan instan, bentuk pendek daribahasa Inggris telah menjadi lebih banyak digunakan - seperti "u" untuk "kamu," atau "ingin" bukannya "ingin." Tapi, seperti humor tidak sering menempel ketika datang ke email,slang adalah tanpa-pergi. MenurutnyaOnePoll. Survei, 37 persen orang berpikir penggunaan gaul di tempat kerja tidak dapat diterima, dan 55 persen mengatakan lewati "LOL" ketika datang untuk mengirim email ke bos Anda.

Garis subjek sederhana, tetapi perlu. Dan karena sebagian besar email dibacaperangkat seluler-55 persen, menurut perusahaan pengiriman emailKembali path.-Itu penting untuk memaku. Garis pendek, ringkas, dan langsung yang terbaik. Tujuan dari email Anda harus dinyatakan dengan jelas dan Anda harus membatasinya menjadi lima kata atau lebih sedikit, karena perangkat seluler memotong kata-kata setelah itu.

Pernahkah Anda mendapatkan email dari seseorang dan bertanya-tanya, "Siapa inidari? "Meskipun alamat pengirim dapat memberi Anda beberapa petunjuk tentang siapa mereka, kadang-kadang tidak cukup. Tanda tangan di akhir email Anda dapat segera memberi tahu penerima siapa Anda, apa yang Anda lakukan, dan bagaimana mereka bisa lebih jauh. Menghubungimu.

Orang-orang di agen pemasaran terintegrasiOcreative. Katakan bahwa memiliki kotak tanda tangan email "seperti menyerahkan seseorang kartu nama setiap kali Anda mengirim email." Jika Anda belum memilikinya, tambahkan tanda tangan yang mencakup nama lengkap, posisi, nomor telepon, email, situs web, dan logo bisnis.

Metode ciuman adalah sesuatu yang sebagian besar diajarkan di sekolah dasar, tetapi itu tidak berarti kurang diperlukan di kemudian hari.Bumerang, aplikasi produktivitas email, meneliti metode utama untuk mendapatkan lebih banyak tanggapan email. Bawa Pulang Terbesar mereka? Yang terbaik adalah menulis seperti Anda berumur delapan tahun.

Penelitian mereka menemukan bahwa email yang ditulis pada tingkat membaca kelas tiga adalah 36 persen lebih mungkin ditanggapi daripada yang ditulis di tingkat membaca perguruan tinggi.

Lampiran kadang-kadang merupakan bagian yang diperlukan dari proses email, tetapi Anda harus tahu betul bagaimana menggunakannya sebelum dilampirkan dengan Abandon. Dalam rantai email yang panjang, kadang-kadang bisa dilihat tanpa disadari atau diabaikan, dan lampiran tak terduga cenderung juga belum dibuka karena penerima waspada terhadap virus elektronik.

Solusi terbaik adalah memanggil lampiran Anda di badan email Anda.Grammarly. Mengatakan cara terbaik untuk memberi tahu penerima lampiran adalah dengan memasukkan pesan di akhir email Anda yang mengatakan sesuatu di sepanjang garis "Saya sudah melampirkan [item]" atau "Silakan merujuk ke [item] terlampir untuk lebih jelasnya . "

Saat bermain-main dengan gaya font dan warna bisa menyenangkan, tidak ada tempat untuk sans komik merah muda cerah di dunia profesional. Ternyata, penggunaan font sangat penting dalam hal komunikasi digital, menurutColin Wheildon, penulis.Jenis & Tata Letak: Apakah Anda berkomunikasi atau hanya membuat bentuk cantik? "Dimungkinkan untuk meniup tiga perempat pembaca kami hanya dengan memilih tipe yang salah," katanyaPenulis & Artis Amerika.

Jadi font apa yang harus Anda lengkahkan ketika datang ke email?Magemail. Merekomendasikan Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS, atau Arial.

Saat menulis email, kemungkinan besar, Anda akan melakukan kesalahan; Bagaimanapun, Anda hanya manusia. Namun, kesalahan tidak sering tampak melewati ketika datang ke email kerja. Di sebuahPoll Grammarly. hampir 2.000 responden, 67 persen mengatakan itubukan Oke untuk membuat kesalahan ketik dalam email, sementara hanya 6 persen berpikir itu adalah kesalahan yang dapat diterima.

Cara termudah untuk memastikan Anda tidak mengirim email sebelum siap atau sebelum dibersihkan dari kesalahan ketik? Tunggu sampai semuanya berada dalam kondisi tip-top sebelum memasuki alamat email penerima. Seperti yang Anda ketahui, membuatkesalahan email adalah salah satu yang termudahcara untuk membuat kesan yang salah.

"Bukan hanya profesionalisme itulah masalahnya,"Karen Kessler., Presiden Mitra Evergreen, diceritakanForbes.. "Apa yang dipertaruhkan adalah reputasi karyawan dan perusahaan atau organisasi. Kami telah melihat keputusan email yang buruk menyebabkan konsekuensi negatif untuk pemecatan karyawan - dan untuk organisasi sebagai litigasi."

Satu kesalahan besar yang harus Anda hindari adalah mengeja nama penerima Anda salah, jadi pastikan untuk triple-check sebelum Anda menekan kirim. Banyak oranglihat tindakannya dariMissepelling. nama sebagai malas dan tidak pengertian,khususnya ketika ejaan yang benar ada di alamat email. Apa yang harus Anda lakukan jika Anda melakukan kesalahan secara tidak sengaja?Kathryn Shanley., pemilik pengeditan pena merah saya,kata Permintaan maaf langsung adalah kunci untuk menjaga kredibilitas Anda.

Sementara alamat email pribadi baik-baik saja digunakan ketika sesuai dengan teman atau keluarga, simpan keluar dari ranah bisnis profesional. Ini sangat penting dalam aPenjual konsumen situasi. A 2016.Ayo ayah Survei 1.000 orang Amerika mengungkapkan bahwa 75 persen percaya bahwa memiliki email profesional adalah faktor penting dalam mempercayai bisnis online, dan 33 persen akan meragukan legitimasi penjual jika mereka menggunakan alamat email pribadi.

"Kamu tidak pernah melupakan kesan pertama, baik dalam kehidupan nyata atau online," petugas produk Godaddy,Steven Aldrich., kata dalam apenyataan. "Seringkali interaksi langsung pertama Anda dengan pelanggan berlangsung melalui email dan terlihat profesional dalam konteks ini sangat penting."

Apakah itu melalui penerusan, BCC, atau hanya mem-flash ponsel Anda di wajah seseorang, penting untuk diingat bahwa apa pun yang Anda tulis dalam email dapat dilihat oleh orang lain selain penerima yang dituju. Oleh karena itu, semua komunikasi elektronik Anda harus profesional dan bebas risiko. Bagaimanapun, email bahkan dapatditerima di pengadilan, jadi yang terbaik untuk tidak pernah mengirim apa pun yang bisa digunakan untuk melawan Anda nanti. Dan untuk lebih banyak cara untuk meningkatkan kehidupan kerja Anda, periksa25 trik jenius untuk bekerja lebih pintar dan tidak lebih keras.

Untuk menemukan lebih banyak rahasia menakjubkan tentang menjalani kehidupan terbaik Anda,klik disiniUntuk mengikuti kami di Instagram!