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Quand il s'agit de courriel, vous pouvez penser que vous savez tout ce qu'il y a à savoir. Après tout, la plupart d'entre nous envoient et reçoivent une moyenne de 121 courrielspar jour, selon la société de recherche sur les technologies de la technologieLe groupe Radicati. Mais même si vous passez probablement une partie importante de chaque jour en train de votre boîte de réception, vous pourriez toujours apprendre une chose ou deux. En fait, il y a une tonne de règles d'étiquette par courrier électronique qui vous échappent régulièrement et beaucoup d'autres personnes de votre liste de contacts. Vous voulez être sûr que vous êtes en train d'être en mode électroniquement poli? Voici les 17 règles d'or de votre courrier électronique que vous ne connaissiez probablement pas, mais devez savoir.

Personne n'apprécie recevoir une réponse à une courriel des semaines après leur l'a envoyée. En fait, une enquête de 2018 menée par une entreprise de consultantsSolutions de performance toister a révélé que 41% des personnes attendaient une réponse par courrier électronique de leurs collègues en moins d'une heure. (Commencez à rédiger des notes d'excuses sur votre département de comptabilité maintenant!)

Bien sûr, certaines réponses de courrier électronique vous appellent pour mâcher vos pensées et rédiger un message mesuré. Dans ces cas, la solution est facile: répondez en quelques minutes pour que l'expéditeur sache que vous avez reçu leur message, mais il faut un peu plus de temps pour trier les choses. De cette façon, ils savent que vous avez pris leur envoi en considération et ne les ignorez pas simplement.

Il y a une différence cruciale entre la "réponse" et "répondre toutes les options". Et pourtant, de nombreux utilisateurs de courrier électronique ne se rendent malheureusement pas compte que. Si vous êtes l'un d'entre eux, sachez que lorsque vous choisissez ce dernier, chaque destinataire qui était CC'D sur le message d'origine reçoit votre réponse - et, plus souvent, vous n'avez pas besoin d'inonder les boîtes de réception de tous.

Ces messages de masse inutiles sont un tel fléau, il y a un terme familier pour les décrire: "Répondre allpocalypse. "Donc, la prochaine fois que vous répondez à un courrier électronique de masse, considérons qui a vraiment besoin de lire votre réponse: toute la société ou juste l'expéditeur d'origine?

Lorsque vous cancriez quelqu'un sur un email, ce qui signifie que vous êtes "copier au carbone", cela indique généralement que vous voulez les garder en boucle sur la conversation, mais ne cherchez pas nécessairement une réponse de leur part. Et, en tant que professionnel de la formationDannielle Walzavertit, abusant de l'option CC peut conduire à des problèmes de communication.

"En cyc - à vos collègues dans de nombreux courriels, ils peuvent commencer à arrêter de voir vos courriels aussi importants et peuvent les placer directement dans un" dossier de référence "ou" lire le dossier ultérieur ", a-t-elle écrit dans unLinkedIn Publier. "Cela peut conduire à des informations importantes manquées à l'avenir."

Donc, si vous vous attendez à une réponse de quelqu'un, mettez leur adresse e-mail dans le champ "à" et utilisez la fonction "CC" avec parcimonie.

Le champ BCC est encore plus compliqué, évitait constamment les utilisateurs de messagerie les plus expérimentés. Mais cassons-la: BCC signifie "copie de carbone aveugle", alors qu'il est similaire à CC-ING, BCC-ING n'affiche pas l'email de cette personne à d'autres destinataires, ce qui signifie que personne d'autre sur la chaîne ne voit que vous les inclus.

Alors, quand est-ce que ça va d'utiliser BCC?Hillel Fuld deInc. Le magazine dit qu'il est strictement pour les emails de masse ou lorsque quelqu'un vous introduit par courrier électronique à quelqu'un d'autre.

"Dans tous les autres cas, lorsque vous envoyez un courrier électronique à quelqu'un d'autre et de la BCC, vous êtes en train d'être malhonnête ou non," Notes de Fuld. "Vous êtes envoyé par e-mail Personne X et sans eux sachant, laissant la personne y écouteur sur votre conversation. Personne X n'a ​​aucune idée de la lecture de quelqu'un d'autre, quand en réalité, vous l'avez aussi secrètement envoyé à quelqu'un d'autre."

Il est facile de lancer une marque d'exclamation dans vos emails ici et là, mais essayez de ne pas faire dehabitude de celui-ci. Bien qu'ils soient historiquement utilisés pour indiquer l'enthousiasme, dans un email, les marques d'exclamation peuvent facilement être erronées pour la phonité ou l'agressivité passive.

"L'utilisation de la marque d'exclamation inutile dans [un] Email peut facilement détruire la signification sous-jacente de votre texte"Anna verasaï explique surDigest HR. "Utilisez-le uniquement lorsque vous devez souligner quelque chose qui est important. Pensez à la façon dont votre lecteur pourrait interpréter le message quand ils le lirent."

Tout le monde aime unbonne blague De temps en temps, mais parce que le ton peut être mal interprété lorsqu'il n'est pas correspondant en personne, il est préférable de quitter les blagues de vos emails. "Réservez l'humour pour un appel téléphonique ou en personne", professeur d'écriture d'entreprise,David Silverman, a écrit dans lerevue de Harvard business. "De cette façon, quand il y a un silence assommé à l'autre bout de la ligne ou de l'autre côté de la table de la conférence, je pourrais dire:" Je pense que vous ne réalisez peut-être pas à quel point je me considère comme amusant et, étant donné que je crois que je vais m'arrêter maintenant. '"

Mais sérieusement: une étude pivotale de 2005 publiée dans leJournal de personnalité et de psychologie sociale J'ai révélé que, tandis que les expéditeurs ont prédit que leurs destinataires pouvaient déchiffrer avec précision leur tonalité de 80% du temps, les destinataires n'étaient en réalité que la lecture avec précision 56% du temps.

Avec la montée de la messagerie instantanée, des formes raccourcies dulangue Anglaise sont devenus plus largement utilisés "u" pour "toi" ou "tu veux" au lieu de "vouloir". Mais, comme l'humour ne colle pas souvent quand il s'agit de courriels,argot est un non-go similaire. Selon unOnepoll Enquête, 37% des personnes ont pensé que l'utilisation de l'argot sur le lieu de travail était inacceptable et 55% ont déclaré sauter le "lol" lorsqu'il s'agit d'envoyer par courrier électronique à votre patron.

Les lignes de sujets sont simples, mais nécessaires. Et puisque une majorité d'emails sont lus surappareils mobiles-55%, selon la société de délivrabilité des e-mailsChemin de retour-Il est important de les clouer. Les lignes de sujet courtes, concises et directes sont les meilleures. Le but de votre email doit être clairement indiqué et vous devez le limiter à cinq mots ou moins, car les appareils mobiles coupent des mots après cela.

Avez-vous déjà reçu un email de quelqu'un et vous vous êtes demandé: «Qui est-cede? "Bien que l'adresse de l'expéditeur puisse vous donner quelques indices sur qui ils sont, parfois, ce n'est pas suffisant. Une signature à la fin de votre email peut immédiatement informer le destinataire de qui vous êtes, ce que vous faites et comment ils peuvent plus loin vous contacter.

Les gens de l'agence de marketing intégréOcre Dis que avoir une boîte de signature de courrier électronique est "comme la remise d'une personne une carte de visite à chaque fois que vous envoyez un email." Si vous n'en avez pas encore, ajoutez une signature qui inclut votre nom complet, votre position, votre numéro de téléphone, votre courrier électronique, votre site Web et un logo d'entreprise.

La méthode du baiser est quelque chose que la plupart d'entre nous ont été enseignées dans l'école primaire, mais cela ne signifie pas que c'est moins nécessaire plus tard dans la vie.Boomerangune application de productivité par courrier électronique, a étudié les méthodes clés pour obtenir plus de réponses de courrier électronique. Leur plus grand à emporter? Il est préférable d'écrire comme si vous avez huit ans.

Leurs recherches ont révélé que les courriels qui étaient écrits à un niveau de lecture de troisième année étaient de 36% de plus susceptibles d'être réagis à ceux écrits à un niveau de lecture universitaire.

Les pièces jointes sont parfois une partie nécessaire du processus de messagerie, mais vous devez savoir à leur utilisation complète comment les utiliser avant d'attacher avec Abandon. Dans les chaînes de courriel longues, elles peuvent parfois passer inaperçues ou négligées, et des pièces jointes inattendues ont tendance à être non ouvertes, car les destinataires sont méfiants des virus électroniques.

La meilleure solution consiste à appeler vos pièces jointes dans le corps de votre courrier électronique.Grammairement Dit la meilleure façon d'informer le destinataire des pièces jointes consiste à inclure un message à la fin de votre email qui dit quelque chose dans le sens de "J'ai joint l'élément [élément]" ou "Veuillez vous reporter à l'élément ci-joint pour plus de détails. . "

Tout en jouant avec des styles de police et des couleurs peut être amusant, il n'y a pas de place pour les bandes dessinées rose vif dans le monde professionnel. Comme il s'avère, l'utilisation de la police est extrêmement importante en matière de communication numérique, selonColin whiildon, auteur deType & Mise en page: Communiquez ou simplifiez-vous de jolies formes? "Il est possible de souffler les trois quarts de nos lecteurs simplement en choisissant le mauvais type", a-t-il ditÉcrivains et artistes américains.

Alors, quelles polices devrions-vous coller pour des courriels?Magemail Recommande Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ou ARIAL.

Lorsque vous écrivez un email, il y a des chances que vous allez faire une erreur; Après tout, vous n'êtes que humain. Cependant, des erreurs ne semblaient souvent pas au-delà des courriels de travail. Dans unSondage grammairien de près de 2 000 répondants, 67% ont déclaré qu'il étaitne pas D'accord pour faire des fautes de frappe dans des courriels, mais seulement 6% pensaient que c'était une erreur acceptable.

Le moyen le plus simple de vous assurer de ne pas envoyer de courrier électronique avant qu'il ne soit prêt ou avant que cela a été effacé de toutes les fautes de frappe? Attendez que tout soit en forme de pointe avant de saisir l'adresse e-mail du destinataire. Comme vous le savez, faireerreurs de courriel est l'un des plus facilesfaçons de faire la mauvaise impression.

"Ce n'est pas seulement un professionnalisme qui est la question"Karen Kessler, président de Evergreen Partners, a ditForte. "Ce qui est en jeu est la réputation de l'employé et de la société ou de l'organisation. Nous avons constaté que de mauvaises décisions de courrier électronique conduisent à des conséquences négatives pour le licenciement des employés - et pour l'organisation ainsi que le litige."

Une grosse erreur à éviter est d'orthographier le nom de votre destinataire mal, alors assurez-vous de triple vérifier avant de frapper l'envoi. Beaucoup de gensvoir la loi deorthographiant un nom comme paresseux et inconsidéré,surtout lorsque l'orthographe correcte est dans l'adresse e-mail. Que devriez-vous faire si vous faites accidentellement cette erreur?Kathryn Shanley, propriétaire de mon édition de stylo rouge,dit Une excuse immédiate est la clé du maintien de votre crédibilité.

Bien qu'une adresse email personnelle convienne à l'utilisation lorsqu'elle correspondait à des amis ou de la famille, gardez-la hors du domaine professionnel. Ceci est particulièrement important dans unvendeur grand public situation. A 2016Allez papa Enquête sur 1 000 Américains a révélé que 75% estiment que le fait d'avoir un courrier électronique professionnel est un facteur important de faire confiance à une entreprise en ligne et 33% en doutaient la légitimité d'un vendeur s'ils utilisaient une adresse électronique personnelle.

"Vous n'oubliez jamais une première impression, que ce soit dans la vie réelle ou en ligne," le chef de produit de Godaddy,Steven Aldrich, dit dans undéclaration. "Souvent, votre première interaction directe avec un client a lieu sur un courriel et un professionnel aussi professionnel dans ce contexte est extrêmement important."

Que ce soit par transfert, BCC-ING ou simplement clignoter votre téléphone dans le visage de quelqu'un, il est important de vous rappeler que tout ce que vous écrivez dans un email peut être vu par une personne autre que le destinataire prévu. Par conséquent, toute votre communication électronique devrait être professionnelle et sans risque. Après tout, des courriels peuvent même êtreadmissible devant le tribunalDonc, il est préférable d'envoyer quelque chose qui pourrait être utilisé contre vous plus tard. Et pour plus de moyens d'améliorer votre vie professionnelle, consultez la25 astuces de génie pour travailler plus intelligemment et pas plus difficile.

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