Good Lifestyle

Pagdating sa email, maaari mong isipin na alam mo ang lahat ng dapat malaman. Pagkatapos ng lahat, karamihan sa atin ay nagpapadala at tumanggap ng isang average ng 121 emailkada araw, ayon sa tech market research firmAng Radicati Group.. Ngunit kahit na malamang na gumastos ka ng isang makabuluhang tipak ng bawat araw na nagpapakumbaba sa iyong inbox, maaari mo pa ring matutunan ang isang bagay o dalawa. Sa totoo lang, mayroong isang tonelada ng mga tuntunin ng etiketa ng email na regular na nakakalat sa iyo at ng maraming iba pang mga tao sa iyong listahan ng contact. Gusto mong siguraduhin na ikaw ay elektronikong polite? Narito ang 17 golden tuntunin ng pag-email na marahil ay hindi alam, ngunit kailangang malaman.

Walang sinumang nagpapasalamat sa pagtanggap ng isang tugon sa isang email linggo pagkatapos nilang ipadala ito. Sa katunayan, isang 2018 survey na isinagawa ng consultant firmToister Solutions ng Pagganap Ipinahayag na 41 porsiyento ng mga tao ang inaasahan ng isang tugon sa email mula sa kanilang mga katrabaho sa ilalim ng isang oras. (Simulan ang pagbalangkas ng paghingi ng tawad sa iyong departamento ng accounting ngayon!)

Siyempre, ang ilang mga sagot sa email ay tumawag para sa iyo na ngumunguya sa iyong mga saloobin, at mag-draft ng isang sinusukat na mensahe. Sa mga kasong iyon, ang solusyon ay madali: tumugon sa loob ng ilang minuto upang ipaalam sa nagpadala na natanggap mo ang kanilang mensahe, ngunit kailangan ng kaunting oras upang pag-uri-uriin ang mga bagay. Sa ganoong paraan, alam nila na kinuha mo ang kanilang email at hindi lamang binabalewala ang mga ito.

Mayroong isang mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng "reply" at "reply all" na mga pagpipilian. Gayunpaman, maraming mga gumagamit ng email sa kasamaang palad ay hindi nakakaalam na. Kung sakaling ikaw ay isa sa mga ito, alam mo na kapag pinili mo ang huli, ang bawat tatanggap na CC'd sa orihinal na mensahe ay tumatanggap ng iyong tugon-at, mas madalas kaysa sa hindi, hindi mo kailangang bahain ang mga inbox.

Ang mga hindi kinakailangang mga mensahe ng masa ay tulad ng isang salot, mayroong isang kolokyal na termino upang ilarawan ang mga ito: "Sumagot allpocalypse.. "Kaya, sa susunod mong pagtugon sa isang mass email, isaalang-alang kung sino talaga ang kailangang basahin ang iyong tugon: ang buong kumpanya o lamang ang orihinal na nagpadala?

Kapag ang isang tao sa isang email-na nangangahulugang ikaw ay "carbon copying" sa kanila-karaniwang ito ay nagpapahiwatig na nais mong panatilihin ang mga ito looped sa sa pag-uusap, ngunit hindi kinakailangang naghahanap ng isang tugon mula sa kanila. At, bilang propesyonal sa pagsasanayDANNIELLE WALZ.Binabalaan, ang maling paggamit ng opsyon sa CC ay maaaring humantong sa mga isyu sa komunikasyon.

"Sa pamamagitan ng CC-ing ang iyong mga kasamahan sa maraming mga email, maaari silang magsimulang tumigil sa pagtingin sa iyong mga email bilang mahalaga at maaaring ilagay ang mga ito nang direkta sa isang 'reference folder' o 'basahin sa ibang pagkakataon folder,'" siya wrote sa isangLinkedin. post. "Ito ay maaaring humantong sa mahalagang impormasyon na napalampas sa hinaharap."

Kaya, kung inaasahan mong isang tugon mula sa isang tao, ilagay ang kanilang email address sa field na "hanggang", at gamitin ang function na "CC" na matipid.

Ang BCC field ay mas kumplikado, patuloy na umiiwas sa kahit na ang pinaka-napapanahong mga gumagamit ng email. Ngunit basagin natin ito: Ang BCC ay kumakatawan sa "Blind Carbon Copy," kaya, habang ito ay katulad ng CC-ing, ang BCC-ing ay hindi nagpapakita ng email ng taong iyon sa iba pang mga tatanggap, ibig sabihin walang ibang tao sa kadena ay makikita mo kasama ang mga ito.

Kaya kapag okay na gamitin ang BCC?Hillel Fuld. ng.Inc. Sinasabi ng magazine na ito ay mahigpit para sa mga mass email o kapag may isang taong nagpapakilala sa iyo sa pamamagitan ng email sa ibang tao.

"Sa bawat iba pang mga kaso, kapag nag-email ka ng isang tao at BCC ng ibang tao, ikaw ay hindi tapat-tulad nito o hindi," Fuld Notes. "I-email mo ang Tao X at wala ang mga ito alam, pinapayagan ang tao y eavesdrop sa iyong pag-uusap. Ang Tao X ay walang ideya na ang ibang tao ay nagbabasa ng email na ito, kapag sa katotohanan, lihim na ipinadala mo ito sa ibang tao."

Madaling itapon ang marka ng tandang sa iyong mga email dito at doon, ngunit subukang huwag gumawa ng isangugali nito. Habang ang mga ito ay karaniwang ginagamit upang ipahiwatig ang kaguluhan, sa isang email, ang mga marka ng exclamation ay madaling mali para sa phoniness o passive aggressiveness.

"Ang paggamit ng hindi kinakailangang marka ng exclamation sa [isang] email ay madaling sirain ang pinagbabatayan na kahulugan ng iyong teksto,"Anna Verasai. Nagpapaliwanag saHr digest.. "Gamitin lamang ito kapag kailangan mo upang bigyang-diin ang isang bagay na mahalaga. Isipin kung paano maaaring bigyang kahulugan ng iyong mambabasa ang mensahe kapag binabasa nila ito."

Gustung-gusto ng lahat ang A.magandang biro Bawat ngayon at pagkatapos, ngunit dahil ang tono ay maaaring misconstrued kapag hindi kaukulang sa-tao, pinakamahusay na iwanan ang mga biro sa labas ng iyong mga email. "Magreserba ng katatawanan para sa isang tawag sa telepono o sa personal," Propesor ng pagsulat ng negosyo,David Silverman., sumulat saHarvard Business Review.. "Sa ganoong paraan, kapag may masindak na katahimikan sa kabilang dulo ng linya o sa malayong bahagi ng talahanayan ng pagpupulong, maaari kong sabihin, 'Sa palagay ko hindi mo mapagtanto kung paano nakakatawa ako sa sarili ko, at, ibinigay na, ako naniniwala na ako ay titigil ngayon. '"

Ngunit sineseryoso: isang pivotal 2005 na pag-aaral na inilathala saJournal of Personality and Social Psychology. Ipinahayag na, habang hinuhulaan ng mga nagpapadala na ang kanilang mga tatanggap ay maaaring tumpak na maintindihan ang kanilang tono 80 porsiyento ng oras, ang mga tatanggap ay talagang naka-tumpak na basahin ang tono 56 porsiyento ng oras.

Na may pagtaas ng instant messaging, pinaikling anyo ngWikang Ingles ay naging mas malawak na ginagamit-tulad ng "U" para sa "ikaw," o "nais" sa halip na "gusto." Ngunit, tulad ng katatawanan ay hindi madalas na mananatili pagdating sa mga email,slang. ay isang katulad na walang-go. Ayon sa isaOnePoll Survey, 37 porsiyento ng mga tao na naisip ng slang paggamit sa lugar ng trabaho ay hindi katanggap-tanggap, at 55 porsiyento sinabi laktawan ang "lol" pagdating sa pag-email sa iyong boss.

Ang mga linya ng paksa ay simple, ngunit kinakailangan. At dahil ang karamihan sa mga email ay binabasa saMga aparatong mobile.-55 porsiyento, ayon sa Email Deliverability Company.Bumalik path-Ito ay mahalaga sa kuko sa kanila. Ang maikli, maigsi, at direktang mga linya ng paksa ay pinakamahusay. Ang layunin ng iyong email ay dapat na malinaw na nakasaad at dapat mong limitahan ito sa limang salita o mas kaunti, dahil pinutol ng mga mobile device ang anumang mga salita pagkatapos nito.

Nakarating na ba kayo ng isang email mula sa isang tao at nagtaka, "Sino itomula sa.? "Kahit na ang address ng nagpadala ay maaaring magbigay sa iyo ng ilang mga pahiwatig kung sino sila, kung minsan ay hindi sapat. Ang isang pirma sa dulo ng iyong email ay maaaring agad na ipaalam ang tatanggap ng kung sino ka, kung ano ang iyong ginagawa, at kung paano sila maaari pa makipag-ugnay sa iyo.

Ang mga tao sa Integrated Marketing Agency.Ocreative Sabihin na ang pagkakaroon ng isang email signature box ay "tulad ng paghahatid ng isang tao ng isang business card sa bawat oras na magpadala ka ng isang email." Kung wala ka pa, magdagdag ng pirma na kasama ang iyong buong pangalan, posisyon, numero ng telepono, email, website, at logo ng negosyo.

Ang paraan ng halik ay isang bagay na karamihan sa atin ay itinuro sa elementarya, ngunit hindi ito nangangahulugan na ito ay mas mababa na kailangan mamaya sa buhay.Boomerang., isang email productivity app, sinaliksik ang mga pangunahing pamamaraan sa pagkuha ng higit pang mga sagot sa email. Ang kanilang pinakamalaking takeaway? Pinakamainam na magsulat tulad ng walong taong gulang ka.

Natuklasan ng kanilang pananaliksik na ang mga email na isinulat sa antas ng pagbabasa ng third-grade ay 36 porsiyento na mas malamang na tumugon sa mga nakasulat sa antas ng pagbabasa ng kolehiyo.

Ang mga attachment ay minsan isang kinakailangang bahagi ng proseso ng email, ngunit dapat mong malaman ang buong mahusay na kung paano gamitin ang mga ito bago maglakip sa abandunahin. Sa mahabang mga chain ng email, maaari silang minsan ay hindi napapansin o napapansin, at ang mga hindi inaasahang mga attachment ay malamang na hindi pa buksan dahil ang mga tatanggap ay maingat sa mga electronic virus.

Ang pinakamahusay na solusyon ay upang tawagan ang iyong mga attachment sa katawan ng iyong email.Grammarly. Sinasabi ang pinakamahusay na paraan upang ipaalam ang tatanggap ng mga attachment ay upang isama ang isang mensahe sa dulo ng iyong email na nagsasabi ng isang bagay sa kahabaan ng mga linya ng "Nakalakip ko [Item]" o "Mangyaring sumangguni sa nakalakip na [Item] para sa higit pang mga detalye . "

Habang naglalaro sa paligid ng mga estilo ng font at mga kulay ay maaaring maging masaya, walang lugar para sa maliwanag na kulay-rosas na comic sans sa propesyonal na mundo. Bilang ito ay lumiliko, ang paggamit ng font ay napakahalaga pagdating sa digital na komunikasyon, ayon saColin Wheildon., may-akda ng.TYPE & LAYOUT: Nakikipag-usap ka ba o gumagawa ng magandang mga hugis? "Posible na hulihin ang tatlong-kapat ng aming mga mambabasa sa pamamagitan lamang ng pagpili ng maling uri," sinabi niyaAmerican Writers & Artists..

Kaya kung anong mga font ang dapat mong maging nananatili sa pagdating sa mga email?Magemail. Inirerekomenda ang Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet Ms, o Arial.

Kapag nagsusulat ng isang email, malamang, magkakaroon ka ng pagkakamali; Pagkatapos ng lahat, ikaw ay tao lamang. Gayunpaman, ang mga pagkakamali ay hindi madalas na tumingin sa nakaraan pagdating sa mga email ng trabaho. Sa isangGrammarly Poll. ng halos 2,000 respondent, 67 porsiyento ang sinabi na ito ayhindi Okay na gumawa ng mga typo sa mga email, habang 6 porsiyento lamang ang naisip na ito ay isang katanggap-tanggap na pagkakamali.

Ang pinakamadaling paraan upang matiyak na hindi ka nagpapadala ng email bago ito handa o bago ito ma-clear ng anumang mga typo? Maghintay hanggang lahat ng bagay ay nasa tip-top na hugis bago pumasok sa email address ng tatanggap. Tulad ng alam mo, paggawaMga pagkakamali ng email ay isa sa pinakamadaling.mga paraan upang gumawa ng maling impression.

"Ito ay hindi lamang propesyonalismo na ang isyu,"Karen Kessler., Pangulo ng Evergreen Partners, sinabiForbes.. "Kung ano ang nakataya ay ang reputasyon ng empleyado at ang kumpanya o organisasyon. Nakita namin ang mga mahihirap na desisyon sa email na humantong sa mga negatibong kahihinatnan para sa empleyado-pagpapaalis-at para sa organisasyon pati na rin ang paglilitis."

Isang malaking pagkakamali ang dapat mong iwasan ay ang pagbaybay ng pangalan ng iyong tatanggap na mali, kaya siguraduhin na triple-check bago mo pindutin ang Ipadala. Maraming taotingnan ang gawa ng.misspelling. isang pangalan bilang tamad at walang konsiderasyon,lalo na kapag ang tamang spelling ay nasa email address. Ano ang dapat mong gawin kung sinasadya mong gawin ang pagkakamali na iyon?Kathryn Shanley., may-ari ng aking red pen editing,sabi ni. Ang isang agarang paghingi ng tawad ay ang susi sa pagpapanatili ng iyong kredibilidad.

Habang ang isang personal na email address ay pagmultahin upang gamitin kapag naaayon sa mga kaibigan o pamilya, panatilihin ito sa labas ng propesyonal na negosyo sa negosyo. Ito ay lalong mahalaga sa A.consumer-seller. sitwasyon. Isang 2016.Godaddy Ang survey ng 1,000 Amerikano ay nagsiwalat na 75 porsiyento ay naniniwala na ang pagkakaroon ng isang propesyonal na email ay isang mahalagang kadahilanan sa pagtitiwala sa isang online na negosyo, at 33 porsiyento ay duda ang pagiging lehitimo ng isang nagbebenta kung ginamit nila ang isang personal na email address.

"Hindi mo malilimutan ang unang impression, alinman sa totoong buhay o online," Chief Product Officer ng GoDaddy,Steven Aldrich., sinabi sa A.pahayag. "Kadalasan ang iyong unang direktang pakikipag-ugnayan sa isang customer ay tumatagal ng lugar sa email at kaya naghahanap propesyonal sa kontekstong ito ay hugely mahalaga."

Kung ito ay sa pamamagitan ng pagpapasa, BCC-ing, o simpleng flashing ng iyong telepono sa mukha ng isang tao, mahalaga na tandaan na ang anumang isulat mo sa isang email ay makikita ng isang tao maliban sa hinahangad na tatanggap. Samakatuwid, ang lahat ng iyong e-komunikasyon ay dapat maging propesyonal at walang panganib. Pagkatapos ng lahat, ang mga email ay maaaring magingadmissible sa korte, kaya pinakamahusay na hindi kailanman magpadala ng anumang bagay na maaaring magamit laban sa iyo sa ibang pagkakataon. At para sa higit pang mga paraan upang mapabuti ang iyong buhay sa trabaho, tingnan ang25 Genius tricks para sa nagtatrabaho mas matalinong at hindi mas mahirap.

Upang matuklasan ang higit pang mga kamangha-manghang mga lihim tungkol sa pamumuhay ng iyong pinakamahusay na buhay,pindutin ditoUpang sundan kami sa Instagram!